Rada & Hernández Abogados y Asociados SAS (“RH Abogados SAS”, en adelante) es una firma que presta servicios jurídicos especializados a empresas y personas. Para ello administramos este sitio web https://rhabogados.co (incluida la tienda en línea, los datos, el contenido, las funciones, herramientas, productos y servicios ofrecidos al cliente en su experiencia de usuario), nuestras oficinas físicas, líneas telefónicas, correos electrónicos, WhatsApp corporativo y demás canales de atención (conjuntamente, los “Servicios”).

En el ejercicio de nuestra actividad, recopilamos, utilizamos, almacenamos y divulgamos datos personales de representantes legales, colaboradores, aspirantes, clientes, prospectos, proveedores, aliados y demás terceros que interactúan con RH Abogados SAS. La presente Política de Privacidad (en adelante, la “Política”) explica de forma clara y transparente:

• Qué información personal obtenemos y por qué;
• Cómo la tratamos, con quién la compartimos y bajo qué bases legales;
• Los derechos que la normativa colombiana (Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y demás normas aplicables) otorga a los Titulares; y
• Los procedimientos para ejercer tales derechos ante RH Abogados SAS.

En caso de discrepancia entre lo dispuesto en nuestros Términos y Condiciones de Servicio (o en una propuesta/contrato de prestación de servicios) y esta Política, prevalecerá la presente Política exclusivamente respecto al tratamiento de datos personales.

I.         Definiciones

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente Política:

II.         Alcance

Con el propósito de proteger el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que repose sobre ella en bases de datos, RH ABOGADOS SAS adopta la presente Política de Privacidad, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Ley de Habeas Data 1266 de 2008, los decretos reglamentarios y las disposiciones constitucionales vigentes.

Esta Política se aplica a todo Tratamiento de datos personales realizado por RH ABOGADOS SAS respecto de las personas naturales que interactúan con la firma, que suministre información a través de los canales físicos o digitales de RH ABOGADOS SAS.

En este documento se describen los lineamientos que rigen la recolección, uso, almacenamiento, circulación, transferencia y supresión de los datos personales de los Titulares, siempre fundamentados en las autorizaciones previas, expresas e informadas que cada Titular otorgue para el Tratamiento de su información.

III.         Destinarios de la Política

Esta Política de Privacidad está dirigida a todas las personas naturales cuyos datos personales sean tratados por RH ABOGADOS SAS en el marco de la prestación de servicios jurídicos corporativos. En particular, se aplica a:

1. Representantes legales, directivos, apoderados, accionistas, socios y miembros de junta de sociedades clientes, potenciales clientes o prospectos.
2. Empleados, colaboradores, aprendices y ex-trabajadores de esas sociedades, cuando su información sea necesaria para la prestación del servicio jurídico o cumplimiento normativo.
3. Funcionarios públicos, jueces, inspectores, y otros terceros que intervengan en procesos administrativos, judiciales o arbitrales donde RH ABOGADOS SAS actúe como apoderado o consultor.
4. Proveedores, contratistas y aliados estratégicos que apoyan la operación de RH ABOGADOS SAS o la ejecución de un encargo profesional.
5. Peritos, conciliadores, árbitros u otros auxiliares de la justicia que interactúan con RH ABOGADOS SAS en la gestión de casos.
6. Interesados en contenidos formativos, eventos o publicaciones que registren sus datos para acceder a nuestros materiales.
7. Aspirantes, candidatos y practicantes que participan en procesos de selección con RH ABOGADOS SAS.
8. Empleados, ex-empleados y contratistas de RH ABOGADOS SAS vinculados a nuestra gestión interna.

Al ser parte de alguno de los grupos anteriores y suministrar datos a RH ABOGADOS SAS por cualquier medio, usted queda cobijado por los términos, derechos y deberes establecidos en la presente Política.

IV.         Información personal que recopilamos o tratamos

Para prestar nuestros servicios jurídicos empresariales, RH ABOGADOS SAS puede solicitar, recibir o generar las siguientes categorías de datos personales (incluyendo inferencias derivadas de ellas). La información aquí descrita no incluye datos anonimizados o desidentificados que ya no permitan asociarle a una persona natural:

Nota: RH ABOGADOS SAS limita la recolección de datos a lo estrictamente necesario para la finalidad declarada. Cuando solicitemos datos sensibles o de menores de edad (p. ej., en procesos de protección laboral), lo haremos conforme a las excepciones y salvaguardas de la Ley 1581 de 2012 y normativa conexa.

V.         Fuentes de información personal

Podemos recopilar información personal de las siguientes fuentes:

• Directamente de usted incluido cuando crea una cuenta, visita o utiliza los Servicios, se comunica con nosotros o nos proporciona su información personal por cualquier otro medio.
• Automáticamente a través de los Servicios incluida la información procedente de su dispositivo cuando utiliza nuestros productos o servicios o visita nuestros sitios web, así como mediante el uso de cookies y tecnologías similares;
• De nuestros proveedores de servicios incluido cuando los contratamos para habilitar determinada tecnología o cuando recopilan o tratan su información personal en nuestro nombre;
• De nuestros partners o de otros terceros.

VI.         Principios rectores del tratamiento

RH ABOGADOS SAS realizará el tratamiento de datos personales bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y temporalidad, conforme a la Ley 1581 de 2012.

VII.         Finalidades del Tratamiento

RH ABOGADOS SAS tratará los datos personales de sus Titulares para los siguientes propósitos legítimos y previamente informados:

1. Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias

o   Verificación de identidad y conocimiento del cliente (KYC).

o   Prevención de riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y fraude.

o   Atención de requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control y participación en procesos legales, litigios o investigaciones.

1. Prestación, gestión y mejora de los servicios jurídicos

o   Celebrar, ejecutar y mantener relaciones precontractuales y contractuales (cotizaciones, propuestas, acuerdos de servicio, facturación, cobro y gestión de pagos).

o   Personalizar y optimizar la experiencia del usuario (recordar preferencias, artículos o servicios de interés, facilitar devoluciones o cambios, habilitar la publicación de reseñas y mejorar la usabilidad de las plataformas).

o   Medir la calidad, eficacia y desempeño de los procesos internos y de los servicios prestados.

1. Actualización de información y comunicaciones operativas

o   Mantener registros exactos, completos y actualizados.

o   Enviar notificaciones relacionadas con cuentas, transacciones, recordatorios de vencimientos, cambios en términos o políticas y cualquier otra información operacional necesaria.

o   Brindar atención al cliente, gestionar solicitudes y mantener la relación comercial.

1. Marketing y publicidad

o   Remitir comunicaciones comerciales, boletines, invitaciones, estudios de satisfacción, promociones y publicidad propia o de terceros aliados a través de correo electrónico, SMS, llamadas, mensajería instantánea, redes sociales, correo físico u otros medios.

o   Mostrar anuncios en línea dentro de nuestros servicios o en sitios web de terceros, basados en intereses, historial de navegación o anteriores contrataciones.

1. Seguridad de la información y prevención de fraudes

o   Autenticar cuentas, detectar y mitigar actividades ilícitas, malintencionadas o no autorizadas.

o   Proteger la integridad de los sistemas, garantizar transacciones seguras y salvaguardar la seguridad pública y de los Titulares.

1. Intercambio o reporte de información autorizado

o   Consultar, intercambiar, transferir o reportar datos a entidades del sector real o financiero, operadores de información y bases de datos nacionales o extranjeras, siempre que lo permita la ley y en los términos de la presente política.

o Estas finalidades se aplicarán durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir la relación con el Titular o mientras exista obligación legal o contractual que así lo requiera.

VIII.         Cómo divulgamos la información personal

RH ABOGADOS SAS solo comparte la información personal de sus Titulares cuando existe una base jurídica válida y estricta necesidad para cumplir las finalidades descritas en esta Política. En particular, podemos divulgar datos en los siguientes supuestos:

1. Prestadores de servicios profesionales y tecnológicos
   • Proveedores de infraestructura TI y nube, administración de bases de datos, ciberseguridad, mensajería y almacenamiento de archivos.
   • Procesadores de facturación y pagos, firmas contables, auditores externos y proveedores de soporte al cliente.
   • Herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM), automatización de marketing y encuestas de satisfacción.
     Todos estos terceros actúan como encargados del tratamiento, están sujetos a acuerdos de confidencialidad y solo pueden utilizar los datos siguiendo nuestras instrucciones.
2. Contrapartes y auxiliares dentro de un encargo jurídico
   • Notarías, cámaras de comercio, conciliadores, árbitros o centros de arbitraje cuando sea indispensable para adelantar trámites corporativos o judiciales.
   • Peritos, asesores externos o corresponsales que apoyan el análisis de un caso, siempre bajo secreto profesional.
   • Despachos aliados nacionales o internacionales cuando se requiere representación fuera de la jurisdicción colombiana, garantizando niveles equivalentes de protección de datos.
3. Autoridades y organismos de control
   • Superintendencia de Industria y Comercio, UGPP, DIAN, Ministerio del Trabajo, juzgados o tribunales, cuando la ley o una orden judicial exija la entrega de información.
   • Entidades financieras y unidades de análisis de información en cumplimiento de normas antilavado (SARLAFT) y de transparencia tributaria.
4. Comunicaciones y marketing B2B
   • Con agencias de comunicación corporativa y plataformas de email marketing que ejecutan campañas dirigidas a nuestros clientes empresariales, siempre con opción de exclusión (“opt-out”).
   • No vendemos ni intercambiamos información personal a terceros con fines comerciales ajenos a los servicios jurídicos de RH ABOGADOS SAS.
5. Afiliadas y reorganización societaria
   • Con filiales o compañías vinculadas que compartan los mismos estándares de protección de datos.
   • En escenarios de fusión, escisión, adquisición, venta de activos o reestructuración, la información podrá transferirse al nuevo controlador, quien asumirá las obligaciones aquí señaladas.
6. Con autorización expresa del Titular
   • Cuando el Titular solicite, ordene o consienta expresamente la entrega de sus datos a un tercero específico (por ejemplo, al remitir un poder, facilitar referencias comerciales o integrar widgets de redes sociales).

En todos los casos, RH ABOGADOS SAS verifica que el receptor: (i) trate los datos únicamente para la finalidad autorizada, (ii) garantice medidas de seguridad adecuadas y (iii) observe el deber de confidencialidad derivado del secreto profesional y de la normativa de protección de datos.

IX.   Sitios web y enlaces de terceros

Nuestros canales digitales —incluidos https://rhabogados.co, newsletters, correos o documentos de consulta— pueden contener hipervínculos a páginas web, aplicaciones o plataformas administradas por terceros ajenos a RH ABOGADOS SAS. Estos enlaces se facilitan únicamente para la conveniencia del usuario. Si decide acceder a ellos, tenga en cuenta lo siguiente:

• Autonomía del tercero: Dichos sitios operan bajo sus propias políticas de privacidad, cookies, seguridad y condiciones de uso. RH ABOGADOS SAS no controla ni supervisa la recolección, el tratamiento ni las prácticas de seguridad implementadas por esos terceros.
• Sin garantía ni respaldo automático: La inclusión de un enlace no implica que RH ABOGADOS SAS avale, patrocine o asuma responsabilidad por el contenido, la exactitud, la vigencia o la legalidad de ese sitio ni de sus operadores, salvo que se indique explícitamente lo contrario en nuestros Servicios.
• Recomendación jurídica: Le sugerimos revisar detenidamente las políticas de privacidad, términos y medidas de seguridad de cualquier página de terceros antes de proporcionar información personal o empresarial.
• Contenido público: La información que comparta en espacios públicos o semipúblicos —por ejemplo, redes sociales o foros de terceros— puede ser visible y utilizada por otros usuarios sin restricción. RH ABOGADOS SAS no se hace responsable de la difusión o el uso que terceros hagan de dicha información.

Al abandonar los entornos digitales de RH ABOGADOS SAS, el tratamiento de sus datos estará regulado únicamente por las normas y políticas del sitio de destino.

X.         Derechos del Titular

El Titular podrá, en todo momento y de forma gratuita:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo excepciones legales.
• Ser informado sobre el uso de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no medie un deber legal o contractual que lo impida.

XI.         Autorizaciones del Titular

Previo a cualquier recolección o uso de datos personales, RH ABOGADOS SASsolicitará al Titular un consentimiento previo, explícito e informado, garantizando que conozca de antemano las finalidades, el alcance y las condiciones bajo las cuales su información será tratada. La autorización que los Titulares confieran faculta a RH ABOGADOS SAS, entre otros aspectos, para llevar a cabo las finalidades descritas en el apartado 5 de esta Política. Sólo después de obtener dicha manifestación de voluntad —documentada y conservada como soporte— RH ABOGADOS SAS procederá con el Tratamiento correspondiente.

Forma y medios para otorgar la autorización

RH ABOGADOS SAS requiere autorización previa, expresa e informada del Titular para realizar cualquier forma de Tratamiento de datos personales, salvo las excepciones legales previstas en los artículos 9 y 10 de la Ley 1581 de 2012. La Autorización podrá obtenerse a través de:

En los casos en que un cliente corporativo suministre a RH ABOGADOS SAS datos de sus empleados, contratistas o terceros, será responsabilidad de dicho cliente acreditar que cuenta con la autorización de los Titulares o con otra base legal válida para la transferencia.

Tratamiento de datos sensibles

Los datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, afiliación sindical, datos biométricos, salud, vida sexual, entre otros) solo serán tratados por RH ABOGADOS SAS bajo las siguientes reglas y salvaguardas:

1. Consentimiento reforzado

o   El Titular no está obligado a autorizar el Tratamiento de sus datos sensibles.

o   Antes de recabarlos, se informará de forma explícita y previa qué tipo de dato sensible se solicitará.

o   Se comunicará claramente el Tratamiento y la finalidad específica que se dará a dicha información.

o   La autorización será siempre previa, expresa y clara, mediante uno de los medios descritos en la tabla del numeral 1.

2. Excepciones legales

El Tratamiento podrá realizarse sin autorización cuando:

o   Sea indispensable para salvaguardar un interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

o   Sea necesario para la formulación, ejercicio o defensa de un derecho en proceso judicial o administrativo.

o   Exista un mandato legal que obligue al Tratamiento.

3. Medidas de seguridad reforzadas

RH ABOGADOS SAS empleará protocolos de cifrado, controles de acceso restringido, cláusulas de confidencialidad y auditorías periódicas para garantizar la alta protección de la información sensible.

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

RH ABOGADOS SAS reconoce la especial protección que merecen los datos personales de los NNA y observará los principios y obligaciones señalados en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

1. Finalidad prevalente: El Tratamiento solo se realizará cuando sea estrictamente necesario para proteger y ejercer los derechos del NNA — por ejemplo, en trámites de seguridad social, conciliaciones laborales que involucren cuotas alimentarias, procesos de filiación o sucesiones — y siempre observando el interés superior del menor.
2. Autorización doble: Se requerirá la autorización explícita del representante legal del NNA y la verificación de que el menor, si cuenta con madurez suficiente, entienda la finalidad del Tratamiento.
3. Medidas de protección:
   • Recolección mínima y proporcional.
   • Acceso restringido a personal autorizado bajo cláusula de confidencialidad.
   • Almacenamiento en repositorios seguros con controles diferenciados.

No obstante, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, la autorización del Titular no será necesaria en los siguientes supuestos:

1. Requerimientos de autoridades competentes

o   Información solicitada por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales.

o   Cumplimiento de órdenes judiciales, providencias o mandatos de organismos de control.

2. Datos de naturaleza pública

o   Información que obre en registros o documentos de acceso público, salvo que esté sujeta a reserva legal.

3. Urgencias médicas o sanitarias

o   Tratamiento indispensable para salvaguardar la vida, la salud o la integridad física del Titular, cuando este se encuentre imposibilitado para otorgar la autorización.

4. Fines históricos, estadísticos o científicos

o   Tratamiento autorizado por la ley, siempre que los datos se utilicen de forma anonimizada o desagregada, cuando así lo exija la normativa.

5. Registro Civil de las Personas

o   Datos relacionados con el estado civil cuya divulgación se encuentra regulada por disposiciones especiales.

En todos los casos en que la ley dispense de autorización, RH ABOGADOS SAS aplicará los principios de legalidad, finalidad, proporcionalidad, seguridad y confidencialidad, garantizando el respeto de los derechos del Titular y el estricto cumplimiento de las obligaciones legales.

XII.         Deberes de RH ABOGADOS SAS

RH ABOGADOS SAS se compromete a:

1. Garantizar al Titular el pleno ejercicio de sus derechos de habeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la Autorización.
3. Informar la finalidad del tratamiento y los derechos del Titular.
4. Conservar los datos con medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas que eviten adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
5. Mantener los datos veraces, completos, actualizados y comprobables.
6. Tramitar consultas y reclamos dentro de los plazos legales.
7. Informar a la autoridad competente sobre incidentes de seguridad.
8. Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIII.         Procedimientos para ejercer derechos

Consultas

El Titular (o su causahabiente) podrá consultar la información enviando solicitud a info@rhabogados.co o a la dirección Cra 56 #80-40 Villa de Leyva 2.

• Tiempo de respuesta: máximo 10 días hábiles a partir de la recepción.
• Si no es posible responder en dicho plazo, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha (máximo 5 días hábiles adicionales).

Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria)

El reclamo deberá incluir: identificación del Titular, descripción de los hechos, datos de contacto y documentos de soporte, y enviarse a los canales indicados.

• Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanación en 5 días hábiles; pasados 2 meses sin respuesta se entenderá desistido.
• Tiempo de respuesta: 15 días hábiles. Cuando no sea posible, se notificará el motivo y la nueva fecha (máximo 8 días adicionales).

XIV.         Cambios en esta Política de Privacidad

RH ABOGADOS SAS se reserva el derecho de modificar, complementar o actualizar la presente Política de Privacidad cuando sea necesario para:

• Atender ajustes normativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, el Ministerio de Trabajo, la DIAN u otras autoridades competentes.
• Incorporar nuevas prácticas internas de gestión de información o tecnologías que impacten el tratamiento de datos personales.
• Reflejar variaciones en la oferta de nuestros servicios jurídicos, modelos de comunicación o infraestructura tecnológica.

Cuando se produzca un cambio sustancial:

1. Publicaremos la versión revisada en https://rhabogados.co e indicaremos la fecha de “Última actualización” en la parte superior del documento.
2. Notificaremos a los Titulares mediante los medios de contacto registrados (correo electrónico, notificación en la plataforma o aviso destacado en la página) cuando así lo exija o recomiende la normativa aplicable.
3. A partir de la fecha de entrada en vigor, el uso continuado de nuestros canales o la permanencia de la relación contractual se entenderá como aceptación de los nuevos términos, salvo que el Titular ejerza su derecho de revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos de conformidad con los procedimientos aquí previstos.

Le recomendamos revisar periódicamente esta sección para estar al tanto de la versión vigente.

XV.         Vigencia y conservación de la información

Los datos se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas o mientras subsista obligación legal o contractual que justifique su custodia, atendiendo los términos de prescripción aplicables.

XVI.         Contacto y canales de atención de RH ABOGADOS SAS

• Correo electrónico: info@rhabogados.co
• Teléfono / WhatsApp: +57 3212536042
• Dirección oficina principal: Cra 56 #80-40 Villa de Leyva 2 – Pereira
• Sitio web: https://rhabogados.co

Cualquier cambio sustancial en la presente Política se comunicará a través de https://rhabogados.co o por los medios de contacto registrados.

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